Casi nadie pide al principio lo que necesita

Una hoja de cálculo que juntara la información de varias áreas y sacara un indicador mensual. Alcance de una semana, según quien lo pidió.

La información no estaba en varias áreas: estaba en varias versiones de varios archivos, y cada área llevaba la suya. El indicador que pedían se calculaba distinto en cada versión, así que no existía un número que juntar. Además, parte de lo que querían medir no se estaba capturando en ningún lado.

Un sistema de medición completo: captura estructurada en origen, un modelo de datos con una definición por indicador, la reportería automatizada encima y, como parte del mismo alcance, el instrumento de medición de satisfacción del personal que hacía falta para cerrar el indicador.

El reporte dejó de depender de que una persona lo armara. La discusión mensual pasó de ser sobre cuál archivo tenía razón a ser sobre qué hacer con el resultado.

Un control automático de personal para recursos humanos, que sirviera de base para pasar una encuesta de clima laboral en papel. La asistencia, los permisos, las altas y las bajas se llevaban en tarjetas escritas a mano y archiveros.

No había un solo archivo digital. En la primera visita, la persona de recursos humanos tenía una bolsa con las tarjetas de todo el personal y las estaba transcribiendo a mano a un documento de texto. El problema no era un proceso mal automatizado: no estaba diseñado, no tenía dueño y nada de lo que se quería medir se estaba capturando. Y el registro completo del personal existía en un solo lugar, en papel, sin respaldo y sin plan para el día que se perdiera.

Captura estructurada en origen: formularios de alta y de baja, y solicitudes de vacaciones y permisos en línea, sobre una base con la información demográfica y laboral del personal. Encima, reportería automatizada con envío programado. La encuesta de clima se levantó por mensajería en vez de en papel, con preguntas escritas para el caso: lo que se había pedido era replicar el cuestionario y la metodología de un instrumento propietario muy conocido, y copiarlo no procedía. El formulario de ingreso quedó imprimiendo la tarjeta de asistencia, así que el papel que sí hacía falta sale del sistema en vez de escribirse a mano.

El proceso era completamente manual y hoy es semiautomático, que es hasta donde llegaba el alcance. Se puede saber por área quién está contratado y llevar un control de asistencia que cuadra. Apareció además un error que venía de atrás, y la discusión dejó de ser sobre cuál tarjeta tenía razón.